NASZE RELACJE BIZNESOWE
Sprzyjamy tworzeniu uczciwych, szczerych relacji biznesowych i ochronie interesów naszej Spółki
KONFLIKTY INTERESÓW
Każdy z nas ma obowiązek robić to, co słuszne dla Equinix. Oznacza to unikanie sytuacji, które stwarzają – bądź nawet wydają się stwarzać – konlikt między naszymi osobistymi interesami a interesami Spółki. Konfliktem interesów jest wszystko, co zakłóca obiektywizm lub skuteczność naszej pracy lub decyzji podejmowanych w imieniu Equinix. Dla unikania konfliktów interesów niezbędna jest przejrzystość.
Konflikt interesów:
Wszystko, co zakłóca obiektywizm lub skuteczność naszej pracy lub decyzji podejmowanych w imieniu Equinix
Nie da się wymienić wszystkich sposobów zaistnienia potencjalnego konfliktu interesów; w pewnych sytuacjach łatwiej jednak o konflikt.Poniżej podano kilka możliwości zetknięcia się z konfliktem interesów. Ważne jest, aby umieć rozpoznać potencjalny konflikt i podjąć odpowiednie działanie. W przypadku jakichkolwiek pytań na temat ewentualnych konfliktów, porozmawiaj z menedżerem lub z działem zgodności z przepisami, zanim podejmiesz dane działanie lub kiedy tylko dowiesz się, że mógł zaistnieć taki konflikt.
Interesy z przyjaciółmi lub rodziną mogą prowadzić do konfliktu interesów. Wytyczne dotyczące konfliktu interesów nie mają na celu ingerować w nasze życie rodzinne lub osobiste; istnieją jednak sytuacje, gdy działania naszych bliskich przyjaciół i członków rodziny mogą budzić zastrzeżenia. Na przykład, jeśli Twój współmałżonek, krewny lub bliski przyjaciel pracuje dla firmy dostarczającej Equinix towary lub usługi, musisz zapewnić, że nie wykorzystujesz swojego stanowiska, aby wpływać na proces przetargowy lub inne negocjacje. Jeśli uczestniczysz bezpośrednio w procesie zakupowym, daj znać swojemu menedżerowi, jak wygląda sytuacja i omów wszelkie potencjalne problemy. Należy również powiadomić menedżera o krewnych lub bliskich przyjaciołach, którzy pracują dla konkurencji.
Zachowaj ostrożność, wykonując pracę dla innych firm. Praca jako dyrektor, członek kadry kierowniczej, konsultant lub pracownik organizacji dostarczającej Equinix towary lub usługi, kupującej towary lub usługi od Equinix lub konkurującej z Equinix może powodować konflikt. Nie możesz pracować na jakimkolwiek stanowisku dla konkurencji.
Rozpoczęcie własnej działalności dodatkowej lub podjęcie innej pracy na niepełny etat poza organizacją niezwiązaną z Equinix niekoniecznie stanowi konflikt interesów. Ważne jednak, aby porozmawiać ze swoim menedżerem i upewnić się, że nie ma żadnego konfliktu, a druga praca nie wpływa na Twój czas i obowiązki w Equinix.
Inwestowanie w spółki konkurujące lub współpracujące z Equinix może stanowić konflikt interesów. Posiadanie znaczącego udziału finansowego u klienta, dostawcy, dewelopera lub konkurenta Equinix może stanowić konflikt interesów. Podejmując decyzję o takiej inwestycji, należy rozważyć rozmiar i charakter inwestycji, swoją zdolność do wpływania na decyzje Equinix lub drugiej spółki swój dostęp do informacji poufnych na temat Equinix lub drugiej spółki oraz charakter relacji pomiędzy Equinix a drugą spółką.
Nie możesz wykorzystywać swojego stanowiska w Equinix dla osobistej korzyści. Wszelkie możliwości, o których dowiesz się korzystając z informacji Spółki lub w związku z pracą na swoim stanowisku, należą do Equinix. Nie możesz korzystać z informacji poufnych lub zastrzeżonych lub procesów poznanych na swoich stanowisku w Equinix dla osobistej korzyści lub na szkodę Equinix. Dotyczy to również doradztwa dla funduszy hedgingowych i innych specjalistów ds. inwestycji.
PREZENTY I FORMY ROZRYWKI
W wielu miejscach i kulturach wręczanie i przyjmowanie prezentów to ważna część transakcji, która może służyć uzasadnionym celom biznesowym. W Equinix wierzymy, że celem wydatków reprezentacyjnych i prezentów w kontekście handlowym jest stworzenie zdrowych i opartych na dobrej wierze relacji służbowych, a nie zdobycie niewłaściwej przewagi u klientów lub dostawców. Pracownicy Equinix nie mogą wręczać, oferować lub przyjmować żadnych prezentów lub form rozrywki– bezpośrednio lub pośrednio–które mogą mieć pozór wpływania na decyzję biznesową lub niezależny osąd. Wszyscy mamy stosować zdrowy osąd i umiar, wręczając lub przyjmując prezenty lub formy rozrywki Nigdy nie należy oferować lub wręczać żadnych prezentów lub form rozrywki, chyba że:
- Są one rozsądne i nieekstrawaganckie
- Są odpowiednie do okoliczności i służą ważnemu celowi biznesowemu
- Są zwyczajowe i stosowne według zwyczajów USA i lokalnych
- Nie są oferowane z niewłaściwych powodów i nie można ich postrzegać jako łapówki lub spłaty
- Nie naruszają żadnej polityki Equinix
- Nie naruszają żadnych amerykańskich, lokalnych lub międzynarodowych przepisów lub regulacji
- Zostały prawidłowo opisane w księgach i dokumentacji Equinix
Czym jest “prezent?” Prezentem jest każda korzyść majątkowa lub osobista. Obejmuje to przedmioty materialne, takie jak gotówka i dzieła sztuki oraz niematerialne, takie jak rabaty, przysługi, pożyczki i korzyści niedostępne dla ogółu społeczeństwa. Prezentem mogą również być posiłki, formy rozrywki, wycieczki i bilety na wydarzenia kulturalne i sportowe, jak również wszelkie inne towary lub usługi.
W niektórych kulturach panuje zwyczaj wręczania prezentów w postaci gotówki o wartości nominalnej, w ramach uprzejmości biznesowej lub podczas lokalnych świąt. Decyzje w tych przypadkach należy uważnie rozważyć i uzyskać uprzednią pisemną zgodę menedżera, po skonsultowaniu jej z głównym specjalistą ds. prawnych lub specjalistą ds. zgodności przed podjęciem dalszych działań.
Wytyczne Equinix w sprawie prezentów i form rozrywki obowiązują zawsze i we wszystkich okolicznościach – święta lub wydarzenia firmowe nie stanowią wyjątku.
Zgłaszanie prezentów i form rozrywki. Ważne jest prawidłowe zgłaszanie wydatków na prezenty lub formy rozrywki, tak aby dział finansów i inni pracownicy, którzy mogą weryfikować nasze księgi i dokumentację nie mieli wątpliwości co do przeznaczenia, kwoty i odbiorcy prezentu lub formy rozrywki (przejrzystość). Twój raport z wydatków powinien dokładnie ukazywać przeznaczenie wydatków oraz tożsamość osób odbierających prezent lub formę rozrywki i stwierdzać czy prezent lub formę rozrywki przekazano urzędnikowi sektora publicznego lub jakiemukolwiek pracownikowi podmiotu rządowego.
ZALECANA LEKTURA:
POLITYKA ROZLICZEŃ PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH EQUINIX
PŁATNOŚCI NIEDOZWOLONE I PREZENTY DLA PRACOWNIKÓW RZĄDU
Prawie w każdym kraju na świecie obowiązują przepisy zakazujące wręczania łapówek urzędnikom państwowym w zamian za działania rządowe, usługi lub inne korzyści. Popieramy to i przestrzegamy wszystkich przepisów antykorupcyjnych, ponieważ ich celem jest ochrona spółek takich jak nasza, które starają się konkurować w oparciu o jakość swoich produktów i usług, a nie o korzyści zapewniane w zamian za łapówki.
Poza przepisami właściwymi dla danego kraju, z uwagi na to, że mamy siedzibę w USA, wszyscy pracownicy, członkowie kadry kierowniczej i dyrektorzy Equinix mają obowiązek przestrzegać amerykańskiej ustawy o praktykach korupcyjnych za granicą, która ściśle zakazuje wręczania łapówek urzędnikom państwowym lub pracownikom podmiotu rządowego w jakimkolwiek miejscu na świecie. Te przepisy również nakładają poważne ograniczenia prawne na wręczanie prezentów, form rozrywki, podróże i wydatki promocyjne dotyczące urzędników państwowych.
Więcej informacji na temat przestrzegania przepisów antykorupcyjnych oraz naszych zasad dotyczących prezentów i form rozrywki dla urzędników państwowych znajdziesz w sekcji: Nasze zobowiązanie do przestrzegania prawa.
OCHRONA NASZEJ REPUTACJI I MIENIA
Equinix zobowiązuje się zapewnić Ci narzędzia i informacje niezbędne do skutecznego i udanego wykonywania Twojej pracy. W zamian Spółka liczy na to, że będziesz rozsądnie chronić i zachowywać te cenne zasoby Spółki oraz wykorzystywać je wyłącznie w naszych uzasadnionych interesach. Twoja odpowiedzialność za mienie Equinix obejmuje dokumentację i informacje Spółki, własność intelektualną, np. materiały chronione prawem autorskim oraz zasoby elektroniczne i fizyczne.
Informacje poufne. Zachowanie poufności i integralności danych Equinix jest niezwykle ważne dla naszego sukcesu. Informacje poufne to informacje, których możesz się dowiedzieć w trakcie pracy, w tym wszystko, co wiesz o Equinix, naszych klientach, dostawcach i innych stronach trzecich, a co nie jest dostępne opinii publicznej.
Informacje poufne to jeden z naszych najcenniejszych zasobów. Są niezbędne dla naszego sukcesu. Masz obowiązek zapewnić ich bezpieczeństwo, ochronę i prywatność.
Aby chronic nasze informacje poufne, nie powinniśmy nigdy:
- Udostępniać informacji stronom trzecim, które nie potrzebują tych informacji do wykonania wyznaczonej pracy
- Udostępniać informacji osobom lub organizacjom niezwiązanym umową o nieujawnianiu danych, o ile kadra zarządzająca wyraźnie nie udzieliła na to zgody – dotyczy to przyjaciół, członków rodziny i innych osób
- Ujawniać informacji w publicznym chat roomie, na stronie mediów społecznościowych lub jakiemukolwiek przedstawicielowi prasy – dotyczy to potwierdzania faktów lub dementowania ich – a nawet sugerowania ważności konkretnych informacji
- Omawiać informacji poufnych w miejscach publicznych, takich jak lotniska, restauracje czy windy
Nasza technologia i innowacje to znamiona naszego sukcesu. Masz obowiązek chronić nasze tajemnice handlowe i informacje zastrzeżone w okresie pracy dla Equinix, a nawet po opuszczeniu Spółki.
Dokumentacja i księgowość. Nasza dokumentacja to nasza korporacyjna pamięć. Dokumenty te są dowodami podjętych działań i decyzji. Zawierają informacje i dane o krytycznym znaczeniu dla sukcesu i ciągłości naszej działalności i umożliwiają nam spełnianie naszych obowiązków prawnych i regulacyjnych. Dokumentacja składa się z wszystkich form informacji, które tworzymy lub otrzymujemy, zawierających dane na temat naszej Spółki lub naszych działań biznesowych. Przykłady dokumentacji Spółki obejmują dokumenty papierowe, e-maile i pliki elektroniczne przechowywane na dysku, taśmie lub innym nośniku.
Mamy obowiązek szczerze i dokładnie zgłaszać i zapisywać dane we wszystkich dokumentach Equinix, w tym w dokumentach księgowych, kartach obecności, raportach z wydatków, dokumentacji na temat bezpieczeństwa, dokumentacji biznesowej itp. Jeśli zauważasz lub podejrzewasz naruszenie w naszej dokumentacji finansowej, powiadom swojego menedżera i skontaktuj się z działem zgodności z przepisami.
Cała dokumentacja stanowi własność Equinix i należy nią zarządzać zgodnie z naszą Globalną polityką zarządzania dokumentacją aby zapewnić, że wszyscy stosujemy te same, zatwierdzone procesy zachowywania, przechowywania i niszczenia dokumentacji Spółki. Od czasu do czasu zespół ds. prawnych może poprosić pracowników o zachowanie pewnych dokumentów do pewnych celów prawnych. Ważne jest, aby uważnie stosować się do tych instrukcji, w celu uniknięcia konsekwencji prawnych.
LEKTURA:
GLOBALNA POLITYKA ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ EQUINIX
Zasoby fizyczne i elektroniczne. Jako pracownikowi Equinix powierzono Ci różne zasoby fizyczne – od podstawowych materiałów biurowych po komputery – mamy obowiązek chronić je wszystkie. Obejmuje to podejmowanie uzasadnionych środków ostrożności na wypadek kradzieży, nieuważnego zachowania i niepotrzebnego marnowania zasobów.Oznacza to również używanie zasobów i sprzętu Equinix wyłącznie w uzasadnionych celach biznesowych.
ZALECANA LEKTURA:
GLOBALNE ZASADY BEZPIECZEŃSTWA INFORMATYCZNEGO EQUINIX
Equinix zapewnia nam również zasoby informatyczne pomagające nam w skutecznej pracy. Te zasoby elektroniczne obejmują e-maile, sieci, Internet, nasz wewnętrzny intranet, telefony komórkowe, inne urządzenia komunikacji bezprzewodowej, telefony i systemy poczty głosowej. Są to narzędzia Spółki i należy ich używać wyłącznie w sposób, który służy Equinix i wszystkim jej pracownikom. Wszelkie treści wysyłane, odbierane, pobierane lub przechowywane w zasobach Spółki należą do Equinix. Oznacza to, że Equinix może w dowolnym momencie dokonać przeglądu Twoich rejestrów lub sprzętu Equinix, zgodnie z obowiązującym prawem ochrony prywatności.
WYPOWIADANIE SIĘ W IMIENIU NASZEJ SPÓŁKI
Kluczowe dla utrzymania naszej reputacji jest przekazywanie opinii publicznej kompletnych, spójnych i prawdziwych informacji. Jest to również wymagane dla spełnienia zobowiązań regulacyjnych i prawnych. Nie wypowiadaj się w imieniu Spółki, o ile nie otrzymasz na o pozwolenia. Skieruj daną osobę do zespołu Equinix ds. komunikacji korporacyjnej.
Pamiętaj:
Zawsze i we wszystkich e-mailach, wiadomościach i innych komunikatach elektronicznych zachowuj profesjonalizm i uprzejmość.
Rozsądnie korzystaj z mediów społecznościowych. Equinix korzysta z mediów społecznościowych jako ważnego narzędzia współpracy. Szanujemy Twoje prawo do korzystania z narzędzi online w Twoim czasie osobistym, na Twoim osobistym komputerze. Kiedy jednak media społecznościowe wpływają na Twoją wydajność w pracy lub interesy biznesowe Equinix – w kontekście biznesowym lub osobistym – staje się to przedmiotem należytego zainteresowania polityki Spółki. Musimy zawsze używać narzędzi online w sposób spójny z zasadami Spółki i pamiętać o naszym zobowiązaniu do ochrony naszych informacji poufnych oraz informacji poufnych spółek, z którymi prowadzimy interesy. Musimy również pamiętać o respektowaniu i przestrzeganiu wszystkich praw autorskich, znaków handlowych, przepisów dotyczących dozwolonego użytku, prywatności, ujawnień finansowych i wszelkich innych przepisów.