LE NOSTRE RELAZIONI DI AFFARI
Promuovere relazioni di affari leali e oneste e tutelare gli interessi della nostra Azienda
CONFLITTI DI INTERESSE
Ognuno di noi ha l’obbligo di fare ciò che è giusto per Equinix. Ciò significa evitare situazioni che creino, o anche solo sembrino creare un conflitto tra i nostri interessi personali e quelli dell’Azienda. Un conflitto di interessi è qualsiasi cosa che impedisca l’obiettività o l’efficacia delle nostre prestazioni lavorative o delle decisioni che prendiamo per conto di Equinix. La trasparenza è essenziale per evitare i conflitti di interesse.
Conflitto di Interesse:
Qualsiasi cosa che impedisca l’obiettività o l’efficacia delle nostre prestazioni lavorative o delle decisioni prese per conto di Equinix
È impossibile elencare tutti i modi in cui potrebbe sorgere un potenziale conflitto di interessi, ma ci sono alcune situazioni in cui i conflitti sono più probabili. Di seguito descriviamo alcuni modi in cui ci si può imbattere in un conflitto di interessi. È importante che siate in grado di riconoscere un potenziale conflitto e assumere le misure appropriate. Se avete domande su possibili conflitti, parlatene con il vostro manager o contattate l’ Ufficio Conformità prima di intraprendere l’attività o non appena venite a sapere che potrebbe esistere un conflitto.
Fare affari con amici e familiari può creare un conflitto di interessi. Le linee guida sul conflitto di interessi non intendono interferire con le nostre famiglie o le nostre vite personali, ma ci sono alcune situazioni in cui le azioni di amici e familiari stretti potrebbero creare problemi. Ad esempio, se avete un coniuge, un parente o un amico intimo che lavora per una società fornitrice di beni o servizi a Equinix, dovete assicurarvi di non utilizzare la vostra posizione per influenzare il processo di offerta o altre trattative. Se siete direttamente coinvolti nelle funzioni di acquisto, dovete mettere al corrente il vostro manager della situazione e discutere di qualsiasi potenziale problema. Dovete anche informare il vostro manager di eventuali parenti o amici stretti che lavorano per la concorrenza.
Fate attenzione se lavorate per altre aziende. Lavorare come direttore, funzionario, consulente o dipendente di qualsiasi organizzazione che fornisce beni o servizi a Equinix, acquista beni o servizi da Equinix o è in concorrenza con Equinix può presentare un conflitto. Non è consentito lavorare per un concorrente in alcuna veste.
Avviare una propria attività part-time o assumere un ulteriore lavoro part-time con un’organizzazione esterna che non ha alcun legame con Equinix non crea necessariamente un conflitto di interessi. Tuttavia, è importante informare il proprio manager per assicurarsi che non ci siano conflitti e che il secondo lavoro non interferisca con il proprio tempo e le proprie responsabilità in Equinix.
Investire in aziende che competono o lavorano con Equinix può costituire un conflitto di interessi. Avere un interesse finanziario significativo in un cliente, fornitore, sviluppatore o concorrente di Equinix può creare un conflitto di interessi. Nel decidere se effettuare un tale investimento, dovete considerare la dimensione e la natura dell’investimento, la vostra capacità di influenzare le decisioni di Equinix o dell’altra società, il vostro accesso a informazioni riservate su Equinix o l’altra società e la natura del rapporto tra Equinix e l’altra società.
Non potete utilizzare la vostra posizione presso la Equinix per profitto personale. Qualsiasi opportunità di cui venite a conoscenza nell’utilizzo di informazioni di proprietà della Società, o come risultato della vostra posizione, appartiene a Equinix. Non potete adoperare informazioni riservate o di proprietà o processi di cui siete venuti a conoscenza attraverso la vostra posizione con la Equinix per conseguire un profitto personale o a danno di Equinix, compresi gli impegni di consulenza con hedge fund e altri professionisti dell’investimento.
DONI E INTRATTENIMENTO
In molti luoghi e culture, fare e ricevere doni è una parte importante del fare affari e può servire a scopi commerciali legittimi. In Equinix, riteniamo che lo scopo dell’intrattenimento e dei doni aziendali in un ambiente commerciale sia di creare buona volontà e solidi rapporti di lavoro, non di ottenere un vantaggio sleale con i clienti o i fornitori. Ai dipendenti di Equinix è vietato dare, offrire o ricevere qualsiasi dono o intrattenimento-direttamente o indirettamente- che possa in apparenza influenzare una decisione aziendale o compromettere l’indipendenza di giudizio. Siamo tutti tenuti a usare buon senso e moderazione quando diamo o riceviamo doni o intrattenimenti. Non dovete mai offrire o fornire alcun dono o intrattenimento a meno che:
- Sia ragionevole e non stravagante
- Sia appropriato alle circostanze e serva un valido scopo commerciale
- Sia abituale e appropriato secondo le usanze statunitensi e locali
- Non sia stato offerto per uno scopo improprio e non potrebbe essere interpretato come una tangente o una bustarella
- Non violi alcuna politica di Equinix
- Non violi alcuna legge o regolamento statunitense, locale o internazionale
- Sia descritto accuratamente nei libri e nei registri di Equinix.
Cos’è un “dono”? Un dono è qualsiasi cosa di valore. Include oggetti tangibili, come denaro e arte, così come oggetti intangibili, come sconti, favori, prestiti e vantaggi che non sono disponibili al pubblico in generale. Un dono include anche pasti, intrattenimento, viaggi e biglietti per eventi culturali e sportivi, così come qualsiasi altra merce o servizio.
In alcune culture, può essere consuetudine fare doni in contanti per importi simbolici come cortesia aziendale o in occasione di feste locali. Le decisioni relative a queste situazioni devono essere attentamente ponderate e prima di procedere è necessario ottenere l’approvazione scritta del proprio manager, dopo aver consultato il responsabile legale o il responsabile della Conformità.
Le linee guida di Equinix si applicano sempre e in tutte le circostanze– senza eccezioni per le festività o gli eventi aziendali.
Segnalazione di doni e intrattenimenti. È importante segnalare accuratamente le spese per doni o intrattenimenti, in modo che lo scopo, l’importo e il destinatario del dono o dell’intrattenimento siano evidenti (cioè trasparenti) per il personale delle Finanze e di altro genere che potrebbe esaminare i nostri libri e registri. La vostra nota spese deve dichiarare accuratamente lo scopo delle spese e l’identità delle persone che hanno ricevuto il dono o l’intrattenimento e dichiarare se il dono o l’intrattenimento è stato dato a un funzionario del settore pubblico o a un dipendente di un ente governativo.
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POLITICA DI EQUINIX IN MATERIA DI VIAGGI E SPESE
PAGAMENTI E DONI VIETATI AL PERSONALE GOVERNATIVO
Quasi tutti i paesi del mondo hanno leggi che vietano il pagamento di tangenti a funzionari governativi in cambio di azioni governative, servizi o altri vantaggi. Noi sosteniamo e rispettiamo le leggi anticorruzione, perché sono concepite per proteggere le aziende come la nostra che cercano di competere sulla base della qualità dei propri prodotti e servizi, piuttosto che sui favori concessi in cambio di tangenti.
Oltre alle leggi specifiche del paese, poiché siamo una società con sede negli Stati Uniti, tutti i dipendenti, funzionari e direttori di Equinix sono obbligati a rispettare lo U.S. Foreign Corrupt Practices Act, che vieta rigorosamente il pagamento di tangenti a funzionari governativi o dipendenti di enti governativi in qualsiasi parte del mondo. Queste leggi pongono anche significative restrizioni legali sulla fornitura di doni, intrattenimento, viaggi e spese promozionali relative a funzionari governativi.
Consultate la sezione Il nostro impegno verso la legge per ulteriori informazioni sul rispetto delle leggi anticoncussione e corruzione e le nostre regole riguardanti i doni e l’intrattenimento per i funzionari governativi.
TUTELA DELLA REPUTAZIONE E DEL PATRIMONIO AZIENDALE
Equinix si impegna a fornirvi gli strumenti e le informazioni necessarie per svolgere il vostro lavoro in modo efficace e con successo. In cambio, l’Azienda confida che usiate il buon senso per proteggere e conservare queste preziose risorse aziendali e di utilizzarle solo per le attività legittime dell’Azienda. La vostra responsabilità per i beni di Equinix comprende i registri e le informazioni della Società, la proprietà intellettuale come i materiali protetti da copyright, e le risorse elettroniche e fisiche.
Informazioni riservate. Mantenere la riservatezza e l’integrità delle informazioni Equinix è di fondamentale importanza per il nostro successo. Le informazioni riservate sono informazioni di cui si può venire a conoscenza nell’ambito del proprio lavoro, compreso tutto quanto si conosce su Equinix, i nostri clienti, i nostri fornitori e altre terze parti, che non è di pubblico dominio.
Le informazioni riservate sono uno dei nostri beni più preziosi. Sono essenziali per il nostro successo. Voi avete la responsabilità di mantenerle sicure, protette e private.
Per proteggere le nostre informazioni confidenziali, non dovrete mai:
- Condividere informazioni con terzi che non hanno bisogno di conoscere tali informazioni per svolgere il lavoro assegnato
- Condividere informazioni con qualsiasi persona o organizzazione che non sia vincolata da un divieto di divulgazione, a meno che non sia specificatamente autorizzata dalla direzione – ivi inclusi amici, membri della famiglia e altri contatti
- Rendere note informazioni in una pubblica chat room, su siti web di social media o a qualsiasi membro della stampa – ivi inclusi la conferma o smentita di fatti – o anche fornire suggerimenti sulla validità di informazioni specifiche
- Discutere informazioni riservate in spazi pubblici come aeroporti, ristoranti o ascensori
La nostra tecnologia e l’innovazione sono le caratteristiche del nostro successo. Avete la responsabilità di proteggere i nostri segreti commerciali e le informazioni proprietarie mentre lavorate in Equinix e anche dopo aver lasciato l’Azienda.
Registri e tenuta dei registri. I nostri registri sono la nostra memoria aziendale. Questi registri forniscono la prova di azioni e decisioni. Contengono informazioni e dati che sono fondamentali per il successo e la continuità della nostra attività e ci permettono di soddisfare i nostri obblighi legali e normativi. I registri accolgono tutte le tipologie di informazioni che creiamo o riceviamo e che riguardano informazioni sulla nostra Azienda o sulle nostre attività commerciali. Esempi di registrazioni aziendali includono documenti cartacei, e-mail e file elettronici memorizzati su disco, nastro o qualsiasi altro supporto.
Abbiamo la responsabilità di essere onesti e accurati in ciò che riportiamo e registriamo in tutti i documenti Equinix, compresi i registri contabili, le schede orarie, le note spese, i registri di sicurezza, i registri aziendali, ecc. Se rilevate o sospettate scorrettezze nei nostri registri finanziari, informate il vostro manager e contattate l’Ufficio Conformità.
Tutti i registri sono di proprietà di Equinix e devono essere gestiti in conformità con la nostra Global Record Management Policy per garantire che tutti noi seguiamo le stesse procedure approvate per la conservazione, archiviazione e distruzione dei documenti aziendali. Di volta in volta, l’ufficio legale potrà chiedere ai dipendenti di conservare determinati documenti per specifici scopi legali. È importante seguire attentamente queste istruzioni per evitare conseguenze legali.
LETTURA:
POLITICA GLOBALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI DI EQUINIX
Beni fisici ed elettronici. Come dipendenti di Equinix, ci sono stati affidati diversi beni fisici, dal materiale d’ufficio di base ai computer, e abbiamo la responsabilità di proteggerli tutti. È inclusa l’adozione di ragionevoli precauzioni contro il furto, la negligenza e gli sprechi inutili. Ciò significa anche utilizzare le forniture e le attrezzature di Equinix esclusivamente per scopi aziendali legittimi.
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POLITICHE DI SICUREZZA IT GLOBALE DI EQUINIX
Equinix ci fornisce anche risorse informative e tecnologiche per aiutarci a svolgere efficacemente il nostro lavoro. Queste risorse elettroniche includono e-mail, reti, Internet, la nostra intranet interna, telefoni cellulari, altri dispositivi di comunicazione wireless, telefoni e sistemi di segreteria telefonica. Questi sono strumenti aziendali e devono essere utilizzati solo con modalità tali da riflettersi positivamente su Equinix e su tutti coloro che lavorano qui. Tutto ciò che viene inviato, ricevuto, scaricato o memorizzato sulle risorse aziendali è di proprietà di Equinix. Ciò significa che Equinix può rivedere i suoi registri o attrezzature in qualsiasi momento, come consentito dalle leggi sulla privacy in vigore.
PARLARE A NOME DELLA NOSTRA AZIENDA
Fornire al pubblico informazioni complete, coerenti e accurate è fondamentale per mantenere la nostra reputazione. È anche un requisito per rispettare gli obblighi normativi e legali. A meno che non siate stati autorizzati a farlo, non parlate a nome della Società. Invece, rimandate la persona interessata al team di comunicazione aziendale di Equinix.
Ricordate:
Siate sempre professionali e cortesi in tutte le vostre e-mail, messaggi istantanei e altre comunicazioni elettroniche.
Usate i social media in modo responsabile. Equinix accoglie i social media come un potente strumento di collaborazione, e rispettiamo il vostro diritto di usare strumenti online nel vostro tempo libero usando il vostro computer personale. Tuttavia, quando i social media hanno un impatto sulle vostre prestazioni lavorative o gli interessi commerciali di Equinix – sia in un contesto aziendale che personale – diventano un vero e proprio oggetto di politica aziendale. Adoperiamo sempre gli strumenti online in modo coerente con le politiche aziendali e ricordiamo l’obbligo di tutelare le nostre informazioni riservate e le informazioni riservate delle aziende con cui facciamo affari. Dovremo anche essere attenti a rispettare e osservare tutte le leggi sul copyright, sui marchi, sull’uso corretto, sulla privacy, sulla divulgazione finanziaria e su tutte le altre leggi.