BELANGENCONFLICT

We hebben allemaal de plicht te doen wat goed is voor Equinix. Dit betekent het vermijden van situaties die een conflict veroorzaken, of zelfs lijken te veroorzaken, tussen onze eigen persoonlijke belangen en de belangen van het bedrijf. Een belangenconflict is iets dat de objectiviteit of effectiviteit van onze prestaties of beslissingen die we namens Equinix nemen belemmert. Transparantie is essentieel om belangenconflicten te voorkomen.

Belangenconflict:

Het is onmogelijk om alle manieren op te noemen waarop een potentieel belangenconflict kan ontstaan, maar er zijn bepaalde situaties waarin conflicten eerder zullen voorkomen. Hieronder beschrijven we een paar manieren waarop een belangenconflict kan ontstaan. Het is belangrijk dat u een potentieel conflict kunt herkennen en passende maatregelen kunt nemen. Als u vragen hebt over mogelijke conflicten, neem dan contact op met uw manager of met het Compliance Office voordat u betrokken raakt bij de activiteit of zodra u erop attent wordt gemaakt dat er een conflict kan bestaan.

Zakendoen met vrienden en familie kan leiden tot belangenconflicten. De richtlijnen voor belangenconflicten zijn niet bedoeld om ons te bemoeien met uw gezin of privéleven, maar er zijn een paar situaties waarin de acties van naaste vrienden en familieleden zorgen kunnen veroorzaken. Als u bijvoorbeeld een echtgenoot, familielid of nauwe vriend hebt die werkt voor een bedrijf dat goederen of diensten levert aan Equinix, moet u ervoor zorgen dat u uw positie niet gebruikt om de aanbestedingsprocedure of andere onderhandelingen te beïnvloeden. Als u rechtstreeks betrokken bent bij een inkoopfunctie, moet u dit aan uw manager melden en eventuele problemen bespreken. YoU moet uw manager ook op de hoogte stellen van familieleden of vrienden die voor concurrenten werken.

Wees voorzichtig als u werk doet voor andere bedrijven. Werken als directeur, functionaris, consultant of werknemer van een organisatie die goederen of diensten levert aan Equinix, goederen of diensten koopt bij Equinix, of concurreert met Equinix kan een conflict veroorzaken. U mag in geen enkele hoedanigheid voor een concurrent werken.

Het starten van uw eigen deeltijdbedrijf of het aannemen van extra deeltijdwerk bij een externe organisatie die geen relatie heeft met Equinix, leidt niet noodzakelijkerwijs tot een belangenconflict. Het is echter belangrijk om dit met uw manager te bespreken om er zeker van te zijn dat er geen conflict ontstaat en dat deze tweede baan uw tijd en verantwoordelijkheden bij Equinix niet in de weg staat.

VERBODEN BETALINGEN EN GESCHENKEN AAN OVERHEIDSPERSONEEL

Bijna elk land ter wereld heeft wetten die de betaling verbieden van steekpenningen aan overheidsfunctionarissen in ruil voor overheidsmaatregelen, diensten of andere voordelen. We steunen en houden ons aan de anti-omkopingswetten, omdat ze zijn ontworpen om bescherming te bieden aan bedrijven, zoals Equinix, die proberen te concurreren op basis van de kwaliteit van hun producten en diensten, in plaats van op basis van gunsten die worden verleend in ruil voor omkoping.

Omdat we een bedrijf zijn dat gevestigd is in de Verenigde Staten, zijn alle werknemers, functionarissen en directeuren van Equinix verplicht zich, naast de landspecifieke wetgeving, te houden aan de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act, die de betaling van steekpenningen aan overheidsfunctionarissen of werknemers van een overheidsinstantie overal ter wereld ten strengste verbiedt. Deze wetgeving legt ook aanzienlijke wettelijke beperkingen op met betrekking tot het aanbieden van giften, vermaak, reis- en promotieuitgaven aan overheidsfunctionarissen.

Zie het gedeelte Toewijding aan de wet voor meer informatie over het naleven van de wetgeving tegen omkoping en corruptie en onze regels met betrekking tot geschenken en entertainment voor overheidsfunctionarissen.

Onze technologie en innovatie zijn kenmerkend voor ons succes. U hebt de verantwoordelijkheid om onze handelsgeheimen en eigendomsinformatie te beschermen zo lang u bij Equinix werkt en zelfs nadat u het bedrijf hebt verlaten.

Bescheiden en administratie. Onze bescheiden zijn ons bedrijfsgeheugen. Deze bescheiden zijn het bewijs van handelingen en beslissingen. Ze bevatten informatie en gegevens die cruciaal zijn voor het succes en de continuïteit van ons bedrijf, en ze stellen ons in staat om aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen te voldoen. Bescheiden zijn alle vormen van informatie die we creëren of ontvangen en die informatie bevatten over ons bedrijf of onze bedrijfsactiviteiten. Voorbeelden van bedrijfsbescheiden zijn papieren documenten, e-mail en elektronische bestanden die op een schijf, tape of ander medium zijn opgeslagen. We hebben de verantwoordelijkheid om eerlijk en nauwkeurig alles in Equinix-documenten te melden en vast te leggen, zoals boekhoudkundige verslagen, urenstaten, onkostendeclaraties, veiligheidsbestanden, bedrijfsbestanden, etc. Als u wangedrag in onze financiële administratie ziet of vermoedt, neem dan contact op met uw manager en met het Compliance Office.

Alle bescheiden zijn eigendom van Equinix en moeten worden beheerd in overeenstemming met ons Wereldwijd beleid inzake recordmanagement om te verzekeren dat we allemaal dezelfde goedgekeurde processen volgen voor het bewaren, opslaan en vernietigen van onze bedrijfsgegevens. Van tijd tot tijd kan het juridisch team werknemers vragen bepaalde documenten te bewaren voor specifieke juridische doeleinden. Het is belangrijk deze instructies zorgvuldig op te volgen om juridische implicaties te voorkomen.

Fysieke en elektronische middelen. Er is aan ons, als werknemers van Equinix, een verscheidenheid aan fysieke middelen toevertrouwd, van basiskantoorbenodigdheden tot computers, en het is onze verantwoordelijkheid om deze allemaal te beschermen. Dit omvat het nemen van redelijke voorzorgsmaatregelen tegen diefstal, onzorgvuldigheid en onnodig afval. Het betekent ook dat u benodigdheden en apparatuur van Equinix alleen mag gebruiken voor legitieme zakelijke doeleinden.

Equinix biedt ons ook informatie- en technologiemiddelen om ons te helpen onze taken effectief uit te voeren. Deze elektronische middelen omvatten e-mail, netwerken, het internet, ons interne intranet, mobiele telefoons en andere draadloze communicatieapparatuur, telefoons en voicemailsystemen. Dit zijn middelen van het bedrijf die alleen zodanig mogen worden gebruikt dat dit een positieve weerspiegeling vormt van Equinix en iedereen die hier werkt. Alles wat wordt verzonden, ontvangen, gedownload of opgeslagen op bedrijfsmiddelen is eigendom van Equinix. Dit betekent dat Equinix uw bescheiden of enige apparatuur van Equinix, zoals toegestaan onder de toepasselijke privacywetgeving, op elk gewenst moment mag controleren.

Gebruik sociale media op een verantwoorde wijze. Equinix omarmt sociale media als een krachtig samenwerkingstool en we respecteren uw recht om online tools te gebruiken in uw eigen tijd met uw eigen computer. Als sociale media echter invloed hebben op uw prestaties of de zakelijke belangen van Equinix – in een zakelijke of persoonlijke context – wordt het een serieus onderwerp voor het bedrijfsbeleid. We moeten online tools altijd zodanig gebruiken dat dit in overeenstemming is met ons bedrijfsbeleid en onze verplichting niet vergeten om onze vertrouwelijke informatie en die van de bedrijven waar we zaken mee doen te beschermen. We moeten ook oppassen dat we alle auteursrechten, handelsmerken, ‘fair use’, privacy, financiële openbaarmaking en alle andere wetten respecteren en naleven.