VÅRA AFFÄRSRELATIONER
Främja rättvisa och ärliga affärsrelationer och skydda företagets intressen.
INTRESSEKONFLIKTER
Vi har alla en skyldighet att göra det som är rätt för Equinix. Det innebär att vi ska undvika situationer som skapar, eller ens kan uppfattas skapa,konflikter mellan våra personliga intressen och företagets. En intressekonflikt är något som hindrar objektivitet eller effektivitet ivårt arbete eller i beslut som vi fattar på uppdrag av Equinix. Öppenhet är nödvändigt för att undvika intressekonflikter.
Intressekonflikt:
Allt som kan Hindra Objektivitet eller effektivitet när vi utför våra arbetsuppgifter eller beslut som vi fattar på Equinix vägnar.
Det är omöjligt att räkna upp alla omständigheter som kan leda till en potentiell intressekonflikt, men det finns vissa situationer där det är mer sannolikt att intressekonflikter uppstår. Nedan beskriver vi några möjliga situationer där en intressekonflikt kan uppstå. Det är viktigt att du kan känna igen en eventuell intressekonflikt så att du kan vidta åtgärder. Om du har några frågor om eventuellakonflikter ska du prata med din chef eller kontakta Compliance Office innan du ger dig in i situationen eller så snart du får kännedom om en eventuell intressekonflikt.
Att samarbeta med vänner och familj i arbetssammanhang kan skapa en intressekonflikt. Avsikten med riktlinjerna för intressekonflikter är inte att påverka våra familjer eller vårt privatliv, men det finns några situationer där nära vänners och familjemedlemmars agerande skulle kunna skapa misstankar. Om du till exempel har en partner, släkting eller nära vän som arbetar på ett företag som levererar varor eller tjänster till Equinix måste du se till att du inte använder din position för att påverka anbudsförfaranden och andra förhandlingar. Om du är direkt involverad i inköpsfunktioner ska du informera din chef om situationen och diskutera eventuella problem. Du måste även informera din chef om du har släktingar eller nära vänner som arbetar hos konkurrenter.
Var försiktig om du utför arbete åt andra företag. Att arbeta som direktör,tjänsteman, konsult eller anställd i någon organisation som levererar varor eller tjänster till Equinix, köper varor eller tjänster från Equinix eller konkurrerar med Equinix kan innebära en konflikt. Det är inte tillåtet att arbeta för en konkurrent i någon roll.
Att starta ett eget företag på deltid eller att ta på sig ytterligare deltidsarbete i en extern organisation som inte har något samband med Equinix skapar inte nödvändigtvis en intressekonflikt. Det är dock viktigt att du pratar med din chef för att försäkra dig om att det inte finns någon konflikt och att det andra jobbet inte påverkar din tid och ditt ansvar på Equinix
Investeringar i företag som är konkurrenter till eller som samarbetar med Equinix kan vara en intressekonflikt. Det kan vara en intressekonflikt att ha ett väsentligt ekonomiskt intresse i en kund, leverantör, utvecklare eller konkurrent till Equinix. Vid beslut om sådana investeringar bör du ta hänsyn till investeringens storleken och slag, din förmåga att påverka Equinix eller det andra företagets beslut, din tillgång till konfidentiell information om Equinix eller det andra företaget och hur förhållandet mellan Equinix och det andra företaget ser ut.
Du får inte utnyttja din ställning på Equinix för egen vinning. Alla möjligheter som du får kännedom om när du använder information om företagets egendom, eller som ett resultat av din ställning, tillhör Equinix. Det är inte tillåtet att använda konfidentiell eller äganderättsskyddad information eller processer som du fått kännedom om genom din ställning på Equinix för personlig vinning eller till Equinix nackdel, inklusive konsultuppdrag för hedgefonder och andra professionella investerare.
GÅVOR OCH REPRESENTATION
På många platser och i många kulturer är det en viktig del av affärsverksamheten att ge och ta emot gåvor och det kan tjäna legitima affärssyften. På Equinix anser vi att syftet med affärsrepresentation och gåvor i en kommersiell miljö är att skapa goodwill och sunda arbetsrelationer, inte att skaffa sig en orättvis fördel gentemot kunder eller leverantörer. Equinix medarbetare får inte ge, erbjuda eller ta emot gåvor eller representation – antingen direkt eller indirekt – som kan tyckas påverka ett affärsbeslut eller äventyra oberoende bedömningar. Vi förväntas alla använda gott omdöme och måttlighet när vi ger eller tar emot gåvor eller representation. Du får aldrig erbjuda eller ge någon gåva eller representation om den inte:
- Är rimlig och inte extravagant
- Är lämplig under omständigheterna och tjänar ett giltigt affärssyfte
- Är vanligt förekommande och lämplig enligt amerikanska och lokala sedvänjor
- Inte ges för något otillbörligt syfte och inte kan tolkas som muta eller gentjänst
- Inte bryter mot någon av Equinix policyer
- Inte bryter mot amerikanska, lokala eller internationella lagar och förordningar
- Är noggrant beskriven i Equinix redovisning och dokumentation
Vad är en ”gåva”? En gåva är något som har ett värde. Det inkluderar materiella föremål som kontanter och konst, samt immateriella saker som rabatter, tjänster, lån och fördelar som allmänheten inte har tillgång till. En gåva omfattar även måltider, underhållning, resor och biljetter till kultur- och sportevenemang samt andra varor och tjänster.
I vissa kulturer kan det vara brukligt att ge gåvor i form av mindre penningsummor som en affärsgåva eller på lokala helgdagar. Beslut om sådana situationer måste noga övervägas och ett skriftligt godkännande måste erhållas från din chef, efter samråd med Chief Legal Officer eller Compliance Officer, innan du går vidare.
Equinix riktlinjer om gåvor och representation gäller alltid och under alla omständigheter. Det görs inga undantag för helgdagar eller företagsevenemang.
Rapportering av gåvor och representation Det är viktigt att du rapporterar utgifterna för gåvor eller underhållning korrekt, så att syftet, beloppet och mottagaren av gåvan eller underhållningen är tydliga (dvs. transparenta) för ekonomipersonal och annan personal som kan komma att utföra revisioner. I din reseräkning ska du noggrant ange syftet med utgiften och identiteten på de individer som mottagit gåvan eller representationen och ange om gåvan eller representationen gavs till en tjänsteman inom offentlig sektor eller till någon som är anställd på en statlig myndighet.
REKOMMENDERAD LÄSNING:
EQUINIX POLICY FÖR RESOR OCH OMKOSTNADER
FÖRBJUDNA BETALNINGAR OCH GÅVOR TILL MYNDIGHETSPERSONAL
Nästan alla länder i världen har lagar som förbjuder mutor till statstjänstemän i utbyte mot myndighetsåtgärder, -tjänster eller andra fördelar. Vi stödjer och följer mutlagstiftning, eftersom den är utformad för att skydda företag som vårt som vill konkurrera med kvaliteten på våra produkter och tjänster, och inte med fördelar som ges i utbyte mot mutor.
Eftersom vi är ett företag med säte i USA är alla Equinix medarbetare, tjänstemän och styrelseledamöter skyldiga att följa USA:s Foreign Corrupt Practices Act (amerikansk lag mot korruption i andra länder), som strängt förbjuder betalning av mutor till myndighetstjänstemän och anställda vid en statlig myndighet var som helst i världen, utöver landsspecifika lagar. Lagarna innehåller också viktiga juridiska restriktioner när det gäller gåvor, representation, resor och marknadsförings- utgifter till myndighetstjänstemän.
Se även avsnittet Vår förpliktelse enligt lag för mer information om efterlevnad av lagar mot mutor och korruption och våra regler för gåvor och representation till myndighetstjänstemän.
SKYDD AV VÅRT ANSEENDE OCH VÅR EGENDOM
Equinix vill förse dig med de verktyg och den information du behöver för att kunna utföra ditt arbete effektivt och framgångsrikt. I gengäld litar företaget på att du använder gott omdöme för att skydda och bevara värdefulla företagsresurser och endast använder dem för legitima affärssyften. Ditt ansvar för Equinix egendom omfattar företagets handlingar och information, immateriella tillgångar såsom upphovsrättsskyddat material samt elektroniska och fysiska tillgångar.
Konfidentiell information. Att upprätthålla sekretess och integritet kring Equinix information är oerhört viktigt för vår framgång. Konfidentiell information är information som du kan få kännedom om som en del av ditt arbete, inklusive allt du vet om Equinix, våra kunder, våra leverantörer och andra tredje parter som inte är tillgängligt för allmänheten.
Konfidentiell information är en av våra viktigaste tillgångar. Den är avgörande för vår framgång. Du har ansvar för att skydda den konfidentiella informationen och se till att den är säker och privat.
För att skydda vår konfidentiella information får vi aldrig:
- Dela information med någon tredje part som inte behöver känna till informationen för att utföra sina arbetsuppgifter
- Dela information med någon person eller organisation som inte är bunden av ett avtal om tystnadsplikt, om det inte uttryckligen godkänts av ledningen – det inkluderar vänner, familjemedlemmar och andra kontakter
- Dela information i något offentligt chattrum, på sociala medier eller med någon reporter – det inkluderar att bekräfta eller förneka fakta – eller ens antyda saker om giltigheten av specifik information.
- Diskutera konfidentiell information på allmännaplatser, som till exempel flygplatser, restauranger och hissar.
Vår framgång bygger på vår teknologi och innovation. Du har ansvar för att skydda våra affärshemligheter och konfidentiell information medan du arbetar på Equinix och även efter att du har lämnat företaget.
Handlingar och dokumentation. Våra dokument är företagets minne. Dokumenten är bevis på åtgärder och beslut. De innehåller information och data som är avgörande för verksamhetens framgång och kontinuitet och gör det möjligt för oss att uppfylla våra juridiska och rättsliga skyldigheter. Dokumentationen kan bestå av alla former av uppgifter som vi skapar eller tar emot och som innehåller information om vårt företag eller vår affärsverksamhet. Exempel på företagshandlingar är pappersdokument, e-post och elektroniska filer som lagras på disk, band eller annan media.
Vi har ett ansvar för att vara ärliga och korrekta i det vi rapporterar och registrerar i alla Equinix-handlingar, inklusive bokföringstransaktioner, tidkort, kostnadsrapporter, säkerhetsrapporter, affärshandlingar osv. Om du ser eller misstänker att det förekommer oegentligheter i våra ekonomiska handlingar ska du meddela din chef och kontakta Compliance Office.
Alla handlingar tillhör Equinix och ska hanteras i enlighet med vår Policy för global dokumenthantering för att se till att vi alla följer samma godkända processer för att behålla, lagra och förstöra våra företagsdokument. Från tid till annan kan den juridiska gruppen be anställda att spara vissa uppgifter för särskilda rättsliga ändamål. Det är viktigt att följa instruktionerna noga för att undvika rättsliga konsekvenser.
LÄSNING:
EQUINIX POLICY FÖR GLOBAL DOKUMENTHANTERING
Fysiska och elektroniska tillgångar. Som medarbetare på Equinix har vi anförtrotts ett antal fysiska tillgångar, från kontorsmaterial till datorer, och vi har ett ansvar att skydda dem. Det innefattar även att vidta rimliga försiktighetsåtgärder mot stöld, vårdslöshet och onödigt slöseri. Det betyder även att du endast får använda Equinix material och utrustning för legitima företagsändamål.
REKOMMENDERAD LÄSNING:
EQUINIX GLOBALA POLICYER FÖR IT-SÄKERHET
Equinix tillhandahåller också information och tekniska resurser för att hjälpa oss att utföra vårt arbete på ett effektivt sätt. De elektroniska tillgångarna är e-post, nätverk, internet, vårt interna intranät, mobiltelefoner, andra trådlösa enheter, telefoner och röstbrevlådor. Det är företagets resurser och får endast användas så att de gynnar Equinix och alla som arbetar här. Allt som skickas, tas emot, laddas ner och lagras på företagets tillgångar ägs av Equinix. Det innebär att Equinix kan granska dina handlingar och Equinix utrustning när som helst enligt gällande dataskyddslagar.
ATT UTTALA SIG PÅ FÖRETAGETS VÄGNAR
Det är viktigt för vårt anseende att vi tillhandahåller information till allmänheten som är fullständig, konsekvent och korrekt. Det är även ett krav för att vi ska efterleva alla förordningar och rättsliga skyldigheter. Det är inte tillåtet att uttala sig på företagets vägnar utan att du har fått mandat att göra det. Du ska istället hänvisa till Equinix Corporate Communications.
Kom ihåg:
Var alltid professionell och artig i alla dina e-postmeddelanden, direktmeddelanden och annan elektronisk kommunikation.
Använd sociala medier på ett ansvarsfullt sätt. Equinix välkomnar sociala medier som ett bra samarbetsverktyg och vi respekterar din rätt att använda online-verktyg på din fritid på din privata dator. Men om sociala media påverkar din arbetsprestation eller Equinix verksamhetsintressen blir det är fråga för vår företagspolicy, oavsett om det sker privat eller på jobbet. Vi måste alltid använda online-verktyg på ett sätt som är förenligt med vår företagspolicy och komma ihåg att vi är skyldiga att skydda vår konfidentiella information och konfidentiell information som tillhör de företag som vi samarbetar med. Vi ska också vara noga med att respektera och följa alla lagar om upphovsrätt, varumärken, rättvis användning, sekretess, finansiell information och alla andra lagar.