NOS RELATIONS D’AFFAIRES
Favoriser des relations commerciales justes et honnêtes et protéger les intérêts de notre société
CONFLITS D’INTÉRÊTS
Chacun d’entre nous a l’obligation de faire ce qui est bon pour Equinix. Cela signifie qu’il faut éviter les situations qui créent, ou semblent même créer, un conflit entre nos intérêts personnels et ceux de la Société. Un conflit d’intérêts renvoie à tout ce qui entrave l’objectivité ou l’efficacité de notre travail ou des décisions que nous prenons au nom d’Equinix. La transparence est essentielle pour éviter les conflits d’intérêt.
Conflit d’intérêt :
Tout ce qui entrave l’objectivité ou l’efficacité de notre travail ou des décisions que nous prenons au nom d’Equinix.
Il est impossible d’énumérer toutes les façons dont un conflit d’intérêts potentiel peut survenir, mais il existe certaines situations où les conflits sont plus susceptibles de se produire. Nous décrivons ci-dessous quelques façons dont vous pouvez faire face à un conflit d’intérêts. Il est important que vous soyez capable de reconnaître un conflit potentiel et de prendre les mesures appropriées. Si vous avez des questions sur d’éventuels conflits, veuillez en parler à votre responsable ou contacter le Département conformité avant de vous engager dans l’activité ou dès que vous vous apercevez qu’un conflit peut exister.
Faire des affaires avec des amis ou de la famille peut créer un conflit d’intérêts. Les lignes directrices sur les conflits d’intérêts n’ont pas pour but d’interférer avec nos familles ou nos vies personnelles, mais il existe quelques situations où les actions des amis proches et des membres de la famille pourraient susciter des inquiétudes. Par exemple, si vous avez un conjoint, un parent ou un ami proche qui travaille pour une entreprise qui fournit des biens ou des services à Equinix, vous devez vous assurer que vous n’utilisez pas votre position pour influencer le processus d’appel d’offres ou d’autres négociations. Si vous êtes directement impliqué dans des fonctions d’achat, vous devez informer votre responsable de la situation et discuter avec lui des problèmes potentiels qu’elle présente. Vous devez également informer votre responsable de tout parent ou ami proche qui travaille pour des concurrents.
Faites attention si vous travaillez pour d’autres entreprises. Travailler en tant que directeur, responsable, consultant ou employé d’une organisation qui fournit des biens ou des services à Equinix, qui achète des biens ou des services à Equinix ou qui est en concurrence avec Equinix peut présenter un conflit. Vous n’êtes pas autorisé à travailler pour un concurrent, à quelque titre que ce soit.
Le fait de créer votre propre entreprise à temps partiel ou d’accepter un travail supplémentaire à temps partiel dans une organisation extérieure qui n’a aucun lien avec Equinix ne crée pas nécessairement un conflit d’intérêts. Cependant, il est important de parler avec votre responsable pour vous assurer qu’il n’y a pas de conflit et que le second emploi n’interfère pas avec votre temps et vos responsabilités chez Equinix.
Investir dans des entreprises qui sont en concurrence ou qui travaillent avec Equinix peut constituer un conflit d’intérêts. Le fait d’avoir un intérêt financier important dans un client, un fournisseur, un développeur ou un concurrent d’Equinix peut créer un conflit d’intérêts. Pour décider d’effectuer un tel investissement, vous devez prendre en compte la taille et la nature de l’investissement, votre capacité à influencer les décisions d’Equinix ou de l’autre société, votre accès à des informations confidentielles sur Equinix ou l’autre société, et la nature de la relation entre Equinix et l’autre société.
Vous ne devez pas utiliser votre position au sein d’Equinix à des fins personnelles. Toutes les opportunités dont vous avez connaissance en utilisant les informations relatives à la propriété de la société, ou du fait de votre position, appartiennent à Equinix. Vous ne pouvez pas utiliser des informations ou des processus confidentiels ou exclusifs dont vous avez pris connaissance dans le cadre de votre poste chez Equinix à des fins de gain personnel ou au détriment d’Equinix, y compris les missions de conseil auprès de fonds spéculatifs et autres professionnels de l’investissement.
CADEAUX ET DIVERTISSEMENTS
Dans de nombreux endroits et cultures, le fait d’offrir et de recevoir des cadeaux constitue une partie importante des activités commerciales et peut servir des objectifs commerciaux légitimes. Chez Equinix, nous avons la conviction que les divertissements et cadeaux d’affaires ont pour but de favoriser la bonne volonté et les relations de travail saines, et non d’obtenir un avantage déloyal auprès des clients ou des fournisseurs. Il est interdit aux employés d’Equinix de donner, d’offrir ou de recevoir tout cadeau ou divertissement – directement ou indirectement – qui pourrait sembler influencer une décision commerciale ou compromettre un jugement indépendant. Nous sommes tous censés faire preuve de discernement et de modération lorsque nous offrons ou recevons des cadeaux ou des divertissements.
Vous ne devez jamais offrir ou fournir un cadeau ou un divertissement, sauf si celui-ci :
- est raisonnable et non extravagant ;
- est approprié dans les circonstances ; et sert un objectif commercial valable ;
- est habituel et approprié selon les coutumes américaines et locales ;
- n’est pas offert pour une raison indue et ne pourrait être considéré comme un pot-de-vin ou un avantage ;
- ne viole aucune politique d’Equinix ;
- ne viole pas les lois et réglementations locales, internationales ou des États-Unis ; et
- est décrit avec précision dans les livres et registres d’Equinix.
Qu’est-ce qu’un « cadeau » ? Un cadeau est un objet de valeur. Il comprend des éléments tangibles, tels que de l’argent et des œuvres d’art, ainsi que des éléments intangibles, tels que des remises, des faveurs, des prêts et des avantages qui ne sont pas accessibles au grand public. Un cadeau comprend également les repas, les divertissements, les voyages et les billets pour des événements culturels et sportifs, ainsi que toute autre marchandise ou service.
Dans certaines cultures, il peut être habituel de donner des cadeaux en espèces d’un montant nominal à titre de courtoisie professionnelle ou à l’occasion de fêtes locales. Les décisions relatives à ces situations doivent être soigneusement évaluées et une approbation écrite préalable doit être obtenue de votre responsable, après consultation du responsable juridique ou du responsable de la conformité, avant de poursuivre.
Les directives d’Equinix en matière de cadeaux et de divertissements s’appliquent à tout moment et en toutes circonstances. Il n’y a pas d’exception pour les vacances ou les événements de la Société.
Déclaration des cadeaux et des divertissements. Il est important que vous déclariez avec précision les dépenses liées aux cadeaux ou aux divertissements, afin que l’objet, le montant et le destinataire du cadeau ou du divertissement soient évidents (c’est-à-dire transparents) pour le personnel financier et les autres personnes susceptibles d’examiner nos livres et registres. Votre note de frais doit indiquer avec précision l’objet des dépenses et l’identité des personnes ayant reçu le cadeau ou le divertissement et préciser si le cadeau ou le divertissement a été offert à un fonctionnaire du secteur public ou à un employé d’une entité gouvernementale.
LECTURE RECOMMANDÉE :
POLITIQUE D’EQUINIX EN MATIÈRE DE VOYAGES ET DE DÉPENSES
PAIEMENTS ET CADEAUX INTERDITS AU PERSONNEL DU GOUVERNEMENT
Presque tous les pays du monde ont des lois qui interdisent le paiement de pots-de-vin à des fonctionnaires en échange d’une action gouvernementale, de services ou d’autres avantages. Nous soutenons et respectons les lois luttant contre la corruption, car elles sont conçues pour protéger les entreprises comme la nôtre, qui ont une démarche concurrentielle basée sur la qualité de nos produits et de nos services, et non sur des faveurs accordées en échange de pots-de-vin.
Outre les lois spécifiques à chaque pays, étant donné que nous sommes une société basée aux États-Unis, tous les employés, dirigeants et administrateurs d’Equinix sont tenus de respecter la loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger, qui interdit strictement le paiement de pots-de-vin à des fonctionnaires ou à des employés d’une entité gouvernementale partout dans le monde. Ces lois imposent également d’importantes restrictions légales sur l’offre de cadeaux, de divertissements, de voyages et de dépenses promotionnelles liés aux représentants du gouvernement.
Veuillez consulter la section Notre engagement envers la loi pour plus d’informations sur le respect des lois anti-corruption et sur nos règles concernant les cadeaux et les divertissements pour les fonctionnaires du gouvernement.
PROTÉGER NOTRE RÉPUTATION ET NOS BIENS
Equinix s’engage à vous fournir les outils et les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail efficacement et avec succès. En retour, la Société vous demande de faire preuve de bon sens pour protéger et conserver ces précieuses ressources de la société et de les utiliser uniquement pour des activités légitimes de la Société. Votre responsabilité à l’égard de la propriété d’Equinix comprend les dossiers et les informations de la Société, la propriété intellectuelle telle que les documents protégés par le droit d’auteur, ainsi que les biens électroniques et physiques.
Informations confidentielles. Le maintien de la confidentialité et de l’intégrité des informations d’Equinix est d’une importance capitale pour notre réussite. Les informations confidentielles sont des informations dont vous pouvez prendre connaissance dans le cadre de votre travail, notamment tout ce que vous savez sur Equinix, nos clients, nos fournisseurs et d’autres tiers et qui n’est pas accessible au public.
Les informations confidentielles sont l’un de nos actifs les plus précieux. Elles sont essentielles à notre réussite. Vous êtes responsable de leur sécurité, protection et confidentialité.
Pour protéger nos informations confidentielles, nous ne devons jamais :
- partager des informations avec des tiers qui n’ont pas besoin de les connaître pour effectuer le travail qui leur est confié ;
- partager des informations avec toute personne ou organisation qui n’est pas liée par un accord de confidentialité, sauf autorisation expresse de la direction – cela inclut les amis, les membres de la famille et autres contacts ;
- divulguer des informations dans un forum de discussion public, sur un site web de réseaux sociaux ou à un journaliste – ce qui inclut la confirmation ou l’infirmation de faits, ou même la fourniture d’indices sur la validité d’une information spécifique ; et
- discuter d’informations confidentielles dans des espaces publics, tels que les aéroports, les restaurants ou les ascenseurs.
Notre technologie et notre innovation sont les marques de notre succès. Vous avez la responsabilité de protéger nos secrets commerciaux et nos informations exclusives pendant que vous travaillez chez Equinix et même après votre départ de la Société.
Dossiers et tenue de registres. Nos registres sont notre mémoire d’entreprise. Ces dossiers fournissent des preuves des actions et des décisions. Ils contiennent des informations et des données qui sont essentielles au succès et à la continuité de nos activités et ils nous permettent de respecter nos obligations légales et réglementaires. Les dossiers sont constitués de toutes les formes d’informations que nous créons ou recevons et qui contiennent des informations sur notre Société ou nos activités commerciales. Les documents papier, les courriels et les fichiers électroniques stockés sur disque, bande ou tout autre support sont des exemples de dossiers de la Société.
Nous avons la responsabilité d’être honnêtes et précis dans ce que nous déclarons et enregistrons dans tous les documents d’Equinix, y compris les registres comptables, les cartes de pointage, les rapports de dépenses, les registres de sécurité, les registres commerciaux, etc. Si vous constatez ou soupçonnez une mauvaise conduite dans nos dossiers financiers, informez votre responsable et contactez le Département conformité.
Politique globale de gestion des dossiers afin de garantir que nous suivons tous les mêmes processus approuvés pour conserver, stocker et détruire les dossiers de notre Société. De temps à autre, l’équipe juridique peut demander aux employés de conserver certains dossiers à des fins juridiques spécifiques. Il est important de suivre attentivement ces instructions afin d’éviter toute conséquence juridique.
LECTURE :
POLITIQUE GLOBALE DE GESTION DES DOSSIERS D’EQUINIX
Actifs physiques et électroniques. En tant qu’employé d’Equinix, on nous a confié une variété de biens matériels, des fournitures de bureau de base aux ordinateurs, et nous avons la responsabilité de les protéger tous. Il s’agit notamment de prendre des précautions raisonnables contre le vol, la négligence et le gaspillage inutile. Cela signifie également qu’il faut utiliser les fournitures et les équipements d’Equinix uniquement à des fins professionnelles légitimes.
LECTURE RECOMMANDÉE :
POLITIQUES DE SÉCURITÉ INFORMATIQUE GLOBALE D’EQUINIX
Equinix nous fournit également des informations et des ressources technologiques pour nous aider à accomplir notre travail efficacement. Ces actifs électroniques comprennent les courriels, les réseaux, l’Internet, notre intranet interne, les téléphones cellulaires, les autres dispositifs de communication sans fil, les téléphones et les systèmes de messagerie vocale. Il s’agit d’outils de la Société et ils ne doivent être utilisés que de manière à donner une image positive d’Equinix et de tous ceux qui y travaillent. Tout ce qui est envoyé, reçu, téléchargé ou stocké sur les actifs de la Société est la propriété d’Equinix. Cela signifie qu’Equinix peut examiner vos dossiers ou vos équipements Equinix à tout moment, comme l’autorisent les lois applicables en matière de confidentialité.
PARLER AU NOM DE NOTRE SOCIÉTÉ
Fournir au public des informations complètes, cohérentes et exactes est essentiel pour maintenir notre réputation. Il s’agit également d’une exigence pour se conformer aux obligations réglementaires et légales. À moins que vous n’ayez été autorisé à le faire, ne parlez pas au nom de la Société. Orientez plutôt la personne vers l’équipe de communication d’entreprise d’Equinix.
Rappel :
Soyez toujours professionnel et courtois dans tous vos courriels, messages instantanés et autres communications électroniques.
Utilisez les réseaux sociaux de manière responsable. Equinix considère les médias sociaux comme un outil de collaboration puissant, et nous respectons votre droit d’utiliser les outils en ligne pendant votre temps personnel en utilisant votre ordinateur personnel. Cependant, lorsque les réseaux sociaux ont un impact sur vos performances professionnelles ou sur les intérêts commerciaux d’Equinix, que ce soit dans un contexte professionnel ou personnel, la politique de l’entreprise doit s’y intéresser. Nous devons toujours utiliser les outils en ligne d’une manière conforme aux politiques de notre Société et nous rappeler notre obligation de protéger nos informations confidentielles et celles des entreprises avec lesquelles nous travaillons. Nous devons également veiller à respecter et à obéir à toutes les lois relatives aux droits d’auteur, aux marques commerciales, à l’utilisation équitable, à la vie privée, à la divulgation financière et à toutes les autres lois.