NOS RELATIONS COMMERCIALES
Favoriser des relations commerciales loyales et honnêtes et protéger les intérêts de notre entreprise
LES CONFLITS D’INTÉRÊTS
Chacun de nous a l’obligation de faire ce qui est dans le meilleur intérêt d’Equinix. Cela signifie éviter les situations qui créent – ou semblent créer – un conflit entre nos propres intérêts individuels et les intérêts de l’entreprise. Un conflit d’intérêts est tout ce qui entrave l’objectivité ou l’efficacité de nos performances professionnelles ou des décisions que nous prenons au nom d’Equinix. La transparence est essentielle pour éviter les conflits d’intérêts.
Les Conflit d’intérêt :
Tout ce qui entrave notre objectivité ou votre efficacité au travail ou les décisions que nous prenons au nom d’Equinix.
Il est impossible d’énumérer toutes les façons dont un conflit d’intérêts potentiel pourrait survenir, mais il existe certaines situations où les conflits sont plus susceptibles de se produire. Ci-dessous, nous décrivons quelques façons dont vous pouvez rencontrer un conflit d’intérêts. Il est important que vous puissiez reconnaître un conflit potentiel et prendre les mesures appropriées. Si vous avez des questions sur d’éventuels conflits, veuillez en parler avec votre responsable ou contacter le bureau de la conformité avant de vous engager dans l’activité ou dès que vous avez connaissance d’un conflit d’intérêts potentiel.
Faire des affaires avec ses amis et sa famille peut créer un conflit d’intérêts. Les lignes directrices sur les conflit d’intérêts ne sont pas censées interférer avec nos familles ou notre vie personnelle, mais il y a quelques situations où les actions des proches et des amis peuvent créer des inquiétudes. Par exemple, si vous avez un conjoint, un parent ou un ami proche qui travaille pour une entreprise qui fournit des biens ou des services à Equinix, vous devez vous assurer que vous n’utilisez pas votre position pour influencer le processus d’appel d’offres ou d’autres négociations. Si vous êtes directement impliqué dans les fonctions d’achat, vous devez informer votre responsable de la situation et discuter de tout problème potentiel. Vous devez également informer votre responsable si un membre de votre famille ou un ami proche travaille pour des concurrents.
Soyez prudent si vous travaillez pour d’autres entreprises. Travailler en tant que directeur, dirigeant, consultant ou employé de toute organisation qui fournit des biens ou des services à Equinix, qui achète des biens ou des services à Equinix ou qui est en concurrence avec Equinix peut présenter un conflit. Vous n’êtes pas autorisé à travailler pour un concurrent à quelque titre que ce soit.
Démarrer votre propre entreprise à temps partiel ou travailler à temps partiel supplémentaire avec une organisation extérieure qui n’est pas associée à Equinix ne crée pas nécessairement un conflit d’intérêts. Cependant, il est important de parler avec votre responsable pour vous assurer qu’il n’y a pas de conflit et que le deuxième emploi n’interfère pas avec votre temps et vos responsabilités chez Equinix.
Investir dans des entreprises qui font concurrence ou qui travaillent avec Equinix peut être un conflit d’intérêts. Le fait de détenir un intérêt financier important dans un client, un fournisseur, un développeur ou un concurrent d’Equinix peut créer un conflit d’intérêts. Pour décider d’effectuer ou non un tel investissement, vous devez tenir compte de la taille et de la nature de l’investissement, de votre capacité à influencer les décisions d’Equinix ou de l’autre société, de votre accès à des informations confidentielles sur Equinix ou sur l’autre société, et de la nature du relation entre Equinix et l’autre société.
Vous ne pouvez pas utiliser votre position au sein d’Equinix dans un but de gain personnel. Toutes les opportunités dont vous avez connaissance lors de l’utilisation des informations sur la propriété de l’entreprise ou en raison de votreposition appartiennent à Equinix. Vous ne pouvez pas utiliser des informations ou des processus confidentiels ou exclusifs dont vous avez eu connaissance grâce à votre position au sein d’Equinix à des fins personnelles ou au détriment d’Equinix, y compris des missions de consultation avec des fonds spéculatifs et d’autres professionnels de l’investissement.
LES CADEAUX ET DIVERTISSEMENTS
Dans de nombreux endroits et cultures, donner et recevoir des cadeaux est un élément important de la conduite des affaires et peut servir des objectifs commerciaux légitimes. Chez Equinix, nous croyons que le but des divertissements et des cadeaux d’affaires dans un cadre com- mercial est de créer de la bonne volonté et de bonnes relations de travail, et non de gagner un avantage injuste avec les clients ou les four- nisseurs. Il est interdit aux employés d’Equinix de donner, d’offrir ou de recevoir, directement ou indirectement, des cadeaux ou des diver- tissements qui peuvent sembler influencer une décision commerciale ou compromettre un juge- ment indépendant. Nous sommes tous censés faire preuve de bon jugement et de modération lorsque nous donnons ou recevons des cadeaux ou des divertissements. Vous ne devez jamais donner ou offrir un cadeau ou un divertissement à moins qu’il:
- ne soit raisonnable et non extravagant
- ne soit approprié dans les circonstances et sert un objectif commercial valide
- ne soit habituel et approprié en vertu des coutumes américaines et locales
- ne soit offert à des fins inappropriées etne puisse être interprété comme un pot-devin ou un paiement
- ne viole aucune politique d’Equinix
- ne viole aucune loi ou réglementation américaine, locale ou internationale
- ne soit décrit avec précision dans leslivres et documents opérationnels d’Equinix
Qu’est-ce qu’un « cadeau »? Un cadeau est quelque chose de valeur. Il comprend des éléments tangibles, tels que de l’argent et des objets d’art, ainsi que des élémentsintangibles, tels que des remises, des faveurs, des prêts et des avantages qui ne sont pas accessibles au grand public. Un cadeau comprend également des repas, des divertissements, des voyages et des billets pour des événements culturels et sportifs, ainsi que toute autre marchandise ou service.
Dans certaines cultures, il peut être d’usage d’offrir des cadeaux d’argent en quantité nominale à titre de gratifications commerciales ou lors de jours fériés locaux. Les décisionsconcernant ces situations doivent être soigneusement pesées et une approbation écrite préalable doit être obtenue de votre supérieur hiérarchique, après consultation du directeur juridique ou du responsable de la conformité, avant de poursuivre.
Les lignes directrices d’Equinix en matière de cadeaux et de divertissements s’appliquent en tout temps et en toutes circonstances, sans aucune exception pour les événements de l’entreprise ou les jours fériés.
Déclarer des cadeaux et des divertissements. Il est important que vous déclariez avec précision les dépenses pour les cadeaux ou les divertissements, afin que l’objectif, le montant et le destinataire du cadeau ou du divertissement soient évidents (c’est-à-dire transparents) pour les finances et les autres membres du personnel qui peuvent examiner nos livres et documents opérationnels. Votre déclaration de dépenses doit indiquer avec précision l’objet des dépenses et l’identité des personnes qui reçoivent le cadeau ou le divertissement et indiquer si le cadeau ou le divertissement a été donné à un fonctionnaire du secteur public ou à un employé d’une entitégouvernementale.
LECTURE RECOMMANDÉE:
POLITIQUE SUR LES FRAIS DE DÉPLACEMENT ET AUTRES FRAIS D’EQUINIX
LES PAIEMENTS ET CADEAUX INTERDITS AUX FONCTIONNAIRES
Presque tous les pays du monde ont des lois qui interdisent le paiement de pots-de-vin aux fonctionnaires en échange d’actions, de services ou d’autres avantages du gouvernement. Nous soutenons et respectons les lois anti-corruption, car elles sont conçues pour protéger les entreprises comme la nôtre qui cherchent à rivaliser sur la base de la qualité de nos produits et services, plutôt que sur les privilèges accordées en échange de pots-de-vin.
Outre les lois spécifiques dans le pays, étant donné que nous sommes une entreprise basée aux États-Unis, tous les employés, dirigeants et administrateurs d’Equinix sont tenus de se conformer à la U.S. Foreign Corrupt Practices Act (loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger), qui interdit strictement le versement de pots-de-vin aux fonctionnaires ou employés d’une entité gouvernementale partout dans le monde. Ces lois imposent également d’importantes restrictions juridiques à la fourniture de cadeaux, de divertissements, de voyages et de dépenses promotionnelles liées aux fonctionnaires.
Veuillez consulter la section « Notre engagement envers la loi » pour plus d’informations sur le respect des lois anti-corruption et nos règles concernant les cadeaux et divertissements pour les fonctionnaires.
LA PROTECTION DE NOTRE RÉPUTATION ET DE NOS BIENS SOCIAUX
Equinix s’engage à vous fournir les outils et les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail efficacement et avec succès. En contrepartie, la Société vous fait confiance pour faire preuve de discernement afin de protéger et de conserver ces précieuses res- sources de la Société et de les utiliser unique- ment pour les activités légitimes de la Société. Votre responsabilité en ce qui concerne les biens sociaux d’Equinix comprend les re- gistres, les dossiers et les informations de la société, la propriété intellectuelle telle que les documents protégés par des droits d’auteur et les actifs électroniques et matériels.
Information confidentielle. Le maintien de la confidentialité et de l’intégrité des informations d’Equinix est extrêmement important pour notre succès. Les informations confidentielles sont des informations dont vous pouvez avoir connaissance dans le cadre de votre travail, y compris tout ce que vous savez sur Equinix, nos clients, nos fournisseurs et d’autres tiers qui ne sont pas accessibles au public.
Les informations confidentielles sont l’un de nos actifs les plus précieux. Elles sont essentielles à notre succès. Vous avez la responsabilité de la protection de ces information et de les garder confidentielles.
Pour protéger nos informations confidentielles, nous ne devons jamais :
- Partager des informations avec des tiers qui n’ont besoin de les connaître dans le cadre des travaux qui leur sont confiés
- Partager des informations avec toute personne ou organisation qui n’est pas liée par un accord de non-divulgation ou de confidentialité, sauf autorisation expresse de la direction, cela inclut les proches, les amis et d’autres contacts
- Divulguer des informations dans n’importe quel salon de discussion public, site Web de médias sociaux ou à tout membre de la presse – cela inclut la confirmation ou la négation des faits – ou même fournir des indices surla validité d’informations spécifiques
- Discutez des informations confidentielles dans les espaces publics, tels que les aéroports, les restaurants ou les ascen seurs
Notre technologie et notre innovation sont la marque de notre succès. Vous avez la responsabilité de protéger nos secrets commerciaux et informations protégées pendant que vous travaillez au sein d’Equinix et même après votre départ de la Société.
Les documents opérationnels et la tenue de documents. Nos documents sont notre mémoire institutionnelle. Ces documents fournissent des preuves d’actes et de décisions. Ils contiennent des informations et des données essentielles au succès et à la continuité de nos activités et nous permettent de respecter nos obligations légales et réglementaires. Les documents sont constitués de toutes les formes d’informations que nous créons ou recevons et qui contiennent des informations sur notre entreprise ou nos activités commerciales. Des exemples de documents opérationnels de la Société comprennent les documents papier, les courriers électroniques et les fichiers électroniques qui sont sauvegardé sur disque, bande ou tout autre support.
Nous avons la responsabilité de rapporter honnêtement et de façon précise dans tous les documents d’Equinix, y compris les documents comptables, les cartes de pointage, les comptes de frais, les dossiers de sécurité, les dossiers commerciaux, etc. Si vous constatez ou soupçonnez une inconduite dans nos documents financiers, informez-en votre responsable et contactez le Bureau de la conformité.
Tous les documents opérationnels sont la propriété d’Equinix et doivent être gérés conformément à notre Politique de gestion de documents afin d’assurer que nous suivons tous les mêmes processus approuvés pour la conservation, le stockage et la destruction des dossiers de notre Société. De temps à autre, l’équipe juridique peut demander aux employés de conserver certains dossiers à des fins juridiques spécifiques. Il est important de suivre attentivement ces instructions pour éviter les implications juridiques. legal implications.
LECTURE RECOMMANDÉE :
POLITIQUE DE GESTION DE DOCUMENTS D’EQUINIX
Actifs électroniques et matériels. En tant qu’employé d’Equinix, plusieurs actifs matériels (des fournitures de bureau de base, des ordinateurs…) nous ont été confiés et nous avons la responsabilité de les protéger. Cela comprend la prise de précautions raisonnables contre le vol, la négligence et les déchets inutiles. Cela signifie également utiliser des fournitures et équipements d’Equinix uniquement à des fins commerciales légitimes.
LECTURE RECOMMANDÉE :
POLITIQUES DE LA SÉCURITÉ DES TI D’EQUINIX
Equinix nous fournit également des ressources d’information et de technologie pour nous aider à effectuer notre travail efficacement. Ces actifs électroniques comprennent le courrier élec- tronique, les réseaux, l’Internet, notre intranet interne, les téléphones cellulaires, d’autres appareils de communication sans fil, les téléphones et les systèmes de messagerie vocale. Ce sont des outils d’Equinix et ne doivent être utilisés que d’une manière qui reflète positivement la Société et ses employés. Tout ce qui est envoyé, reçu, téléchargé ou stocké sur les actifs de la Société appartient à Equinix. Cela signifie qu’Equinix peut examiner vos dossiers ou votre équipement d’Equinix à tout moment, comme le permettent les lois applicables sur la confidentialité.
PARLER AU NOM DE NOTRE ENTREPRISE
Il est essentiel de fournir au public des informations complètes, cohérentes et exactes pour maintenir notre réputation. Il s’agit également d’une exigence pour se conformer aux obligations réglementaires et légales. À moins que vous n’ayez été autorisé à le faire, ne parlez pas au nom de la Société. Renvoyez plutôt la personne à l’équipe des communications d’entreprise d’Equinix.
N’oubliez pas :
soyez toujours professionnel et courtois dans tous vos courriels, messages instantanés et autres communications électroniques.
Utilisez les médias sociaux de manière responsable. Equinix a adopté les médias sociaux comme puissant outil de collaboration, et nous respectons votre droit d’utiliser des outils en ligne pendant vos heures de loisirs sur votre ordinateur personnel. Cependant, lorsque les médias sociaux ont un impact sur votre rendement au travail ou les intérêts commerciaux d’Equinix, que ce soit dans un contexte professionnel ou personnel, cet impact devient un sujet pour la politique de l’entreprise. Nous devons toujours utiliser les outils en ligne d’une manière conforme aux politiques de notre Société et nous souvenir de notre obligation de protéger nos informations confidentielles et les informations confidentielles des sociétés avec lesquelles nous faisons affaires. Nous devons également veiller à respecter toutes les lois sur le droit d’auteur, les marques, l’usage loyale, la confidentialité, la divulgation financière et toutes les autres lois.