LIIKETOIMINTASUHTEEMME
Reilujen ja rehellisten liiketoimintasuhteiden vaaliminen ja yrityksemme intressien suojeleminen
ETURISTIRIIDAT
Meillä on kaikilla velvollisuus toimia Equinixin edun mukaisesti. Tämä merkitsee sellaisten tilanteiden välttämistä, joista seuraa – tai edes vaikuttaa seuraavan – ristiriita omien henkilökohtaisten etujen ja yrityksen etujen välillä. Eturistiriita tarkoittaa mitä tahansa, mikä ehkäisee objektiivisuutta tai tehokkuutta työssä tai Equinixin puolesta tekemissämme päätöksissä. Avoimuus on olennaista eturistiriitojen välttämiselle.
Eturistiriita:
Mikä tahansa, mikä ehkäisee objektiivisuutta tai tehokkuutta työssä tai Equinixin puolesta tekemissämme päätöksissä.
Ei ole mahdollista luetella kaikkia tapoja, joilla mahdollinen eturistiriita saattaa syntyä, mutta ristiriitoja ilmenee todennäköisemmin tietyissä tilanteissa. Alla luetellaan muutamia tapoja, joilla saatetaan törmätä eturistiriitoihin. On tärkeää osata tunnistaa mahdollinen ristiriita ja ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin. Jos sinulla on kysyttävää mahdollisista ristiriidoista, puhu esimiehesi kanssa tai ota yhteyttä Compliance Officeen ennen kuin osallistut kyseiseen toimintaan tai heti kun huomaat mahdollisen eturistiriidan.
Liiketoiminnan harjoittaminen ystävien ja perheen kanssa saattaa luoda eturistiriidan. Eturistiriitaa koskevien ohjeiden tarkoitus ei ole häiritä perheiden tai yksityishenkilöiden elämää, mutta tietyissä tilanteissa läheisten ystävien ja perheenjäsenten toiminnot saattavat aiheuttaa huolenaiheita. Esimerkiksi, jos puolisosi, sukulaisesi tai läheinen ystäväsi työskentelee yrityksessä, joka toimittaa tuotteita tai palveluita Equinixille, sinun on varmistettava, että et käytä asemaasi siten, että vaikuttaisit tarjousprosessiin tai muihin neuvotteluihin. Jos osallistut ostotoimintoihin suoraan, sinun on kerrottava tilanteesta esimiehellesi ja keskusteltava mahdollisista ongelmista. Kerro esimiehellesi myös sukulaisista ja läheisistä ystävistä, jotka työskentelevät kilpailijoiden laskuun.
Ole varovainen, jos työskentelet muille yrityksille. Työskenteleminen johtajana, päällikkönä, konsulttina tai työntekijänä yrityksessä, joka toimittaa tuotteita tai palveluita Equinixille, ostaa tuotteita tai palveluita Equinixiltä tai kilpailee Equinixin kanssa, saattaa olla ristiriita. Et saa työskennellä kilpailijalle missään kapasiteetissa.
Sellaisen oman osa-aikaisen yrityksen perustaminen tai ylimääräisen osa-aikaistyön ottaminen organisaation ulkopuolelta, joka ei mitenkään liity Equinixiin, ei välttämättä aiheuta eturistiriitaa. Sinun on kuitenkin tärkeä puhua esimiehesi kanssa varmistaaksesi, että siitä ei seuraa ristiriitaa ja että toinen työ ei häiritse aikaasi ja velvoitteitasi Equinixissä.
Equinixin kanssa kilpaileviin tai työskenteleviin yrityksiin sijoittaminen saattaa olla eturistiriita. Oleellinen taloudellinen intressi Equinixin asiakkaaseen, toimittajaan, kehittäjään tai kilpailijaan saattaa aiheuttaa eturistiriidan. Kun päätät, ryhdytkö tällaiseen sijoitukseen, sinun tulee huomioida sijoituksen koko ja luonne, mahdollisuutesi vaikuttaa Equinixin tai toisen yrityksen päätöksiin, pääsysi Equinixiin tai toiseen yritykseen liittyviin luottamuksellisiin tietoihin sekä Equinixin ja toisen yrityksen välisen suhteen luonne.
Et saa käyttää asemaasi Equinixissä tavoitellaksesi henkilökohtaista hyötyä. Kaikki tilaisuudet, jotka saat tietoosi käyttäessäsi yritykselle kuuluvia tietoja tai asemasi perusteella, kuuluvat Equinixille. Et saa käyttää luottamuksellisia tai yksinoikeudellisia tietoja tai prosesseja, jotka opit asemassasi Equinixissä, henkilökohtaisen hyödyn tavoitteluun tai Equinixille haitallisella tavalla, mukaan lukien riskirahastojen ja muiden sijoitusammattilaisten konsultointi.
LAHJAT JA VIIHDE
Monissa paikoissa ja kulttuureissa lahjojen antaminen ja vastaanottaminen on tärkeä osa liiketoimintaa ja saattaa palvella oikeutettuja liiketoiminnallisia tarkoituksia. Equinixissä uskomme, että liiketoimintaan liittyvän viihteen ja lahjojen tarkoitus kaupallisissa puitteissa on luoda goodwill-arvoa ja päteviä työsuhteita, ei saada kohtuuttomia etuja asiakkaiden tai myyjien suhteen. Equinixin työntekijät eivät saa antaa, tarjota tai vastaanottaa mitään lahjoja tai viihdettä – niin suoraan kuin välillisesti – jotka voivat tuntua vaikuttavan liiketoiminnallisiin päätöksiin tai haittaavan itsenäistä harkintakykyä. Meidän kaikkien odotetaan harjoittavan hyvää harkintakykyä ja kohtuuta antaessamme ja vastaanottaessamme lahjoja ja viihdettä. Älä koskaan tarjoa tai anna lahjaa tai viihdettä, ellei se täytä seuraavia ehtoja:
- se on kohtuullinen ja ei-ylenmääräinen
- se sopii tilanteeseen ja palvelee oikeutettua liiketoiminnallista tarkoitusta
- se on tavanmukainen ja sopiva yhdysvaltalaisten ja paikallisten tapojen puitteissa
sitä ei tarjota asiattomassa tarkoituksessa eikä sitä voi pitää lahjuksena tai palkkiona - se ei ole Equinixin käytäntöjen vastainen
- se ei ole yhdysvaltalaisten, paikallisten tai kansainvälisten lakien tai säädösten vastainen
- se kuvataan tarkkaan Equinixin kirjanpidossa ja tiedoissa
Mikä on ”lahja”? Lahja tarkoittaa jotain, jolla on arvoa. Se kattaa aineelliset asiat, kuten käteisen ja taiteen, kuten aineettomat asiat, kuten alennukset, palvelukset, lainat ja edut, jotka eivät ole yleisesti saatavilla. Lahja kattaa myös ateriat, viihteen, matkat ja liput kulttuuri- ja urheilutapahtumiin sekä kaikki muut kauppatavarat ja palvelut.
Joissain kulttuureissa voi olla tavanmukaista antaa lahjaksi nimellinen rahasumma liiketoimintaan liittyvänä kohteliaisuutena tai paikallisena juhlapäivänä. Tällaisiin tilanteisiin liittyvät päätökset on harkittava huolella ja niille on saatava etukäteen kirjallinen hyväksyntä esimieheltä, kun asiasta on keskusteltu päälakimiehen tai säädöstenmukaisuuspäällikön kanssa.
Equinixin lahja- ja viihdeohjeet ovat voimassa aina ja kaikissa tilanteissa – juhlapäivät tai yritystapahtumat eivät ole tästä poikkeus.
Lahjoista ja viihteestä ilmoittaminen On tärkeää, että ilmoitat lahja- ja viihdekustannukset tarkkaan siten, että lahjan tai viihteen tarkoitus on selvä (eli avoin) talousosastolle ja muille, jotka saattavat tarkistaa kirjanpitomme ja tietomme. Kustannusraportissa on ilmoitettava selkeästi kulujen tarkoitus sekä lahjan tai viihteen vastaanottajat ja tarjotaanko lahja tai viihde julkisen sektorin virkailijalle tai valtion entiteetin työntekijälle.
SUOSITELTUA LUETTAVAA:
EQUINIXIN MATKA- JA KUSTANNUSKÄYTÄNTÖ
KIELLETYT MAKSUT JA LAHJAT VALTION TYÖNTEKIJÖILLE
Lähes jokaisella maalla on lakeja, jotka kieltävät lahjusten maksamisen valtion virkailijoille vastineena valtion toimista, palveluista ja muista eduista. Tuemme ja noudatamme lahjonnan vastaisia lakeja, koska niiden tarkoitus on suojella kaltaisiamme yrityksiä, jotka pyrkivät kilpailemaan tuotteittensa ja palveluittensa laadun pikemmin kuin lahjuksilla saatujen palvelusten perusteella.
Koska olemme Yhdysvaltalainen yritys, maakohtaisten lakien lisäksi kaikkien Equinixin työntekijöiden, johtajien ja päälliköiden on noudatettava Yhdysvaltain Foreign Corrupt Practices Act -lakia, joka kieltää hyrkästi lahjusten maksamisen valtion virkailijoille ja valtion entiteettien työntekijöille kaikkialla maailmassa. Nämä lait sisältävät lisäksi merkittäviä rajoituksia lahjojen, viihteen, matkojen ja mainoskustannusten tarjoamiselle niiden liittyessä valtion virkailijoihin.
Sitoumuksemme noudattaa lakeja -osiossa on lisätietoja lahjonnan ja korruption vastaisten lakien ja lahjojen ja viihteen tarjoamista valtion virkailijoille koskevien sääntöjen noudattamisesta.
MAINEEMME JA OMAISUUTEMME SUOJELEMINEN
Equinix on sitoutunut tarjoamaan sinulle työkalut ja tiedot, jotka tarvitset tehdäksesi työsi tehokkaasti ja onnistuneesti. Vastineena tästä yritys luottaa siihen, että käytät hyvää harkintakykyä suojellaksesi ja säilyttääksesi näitä yrityksen arvokkaita resursseja ja käyttääksesi niitä vain yrityksen perusteltuun liiketoimintaan. Vastuusi Equinixin omaisuudesta kattaa yrityksen arkistot ja tiedot, immateriaaliomaisuuden kuten tekijänoikeudella suojatut materiaalit sekä sähköisen ja fyysisen omaisuuden.
Luottamukselliset tiedot. Equinixin tietojen luottamuksellisuuden ja eheyden ylläpitäminen on ehdotonta menestyksellemme. Luottamukselliset tiedot tarkoittavat tietoja, jotka olet saattanut saada osana työtäsi, mukaan lukien kaikki tietosi Equinixistä, sen asiakkaista, myyjistämme ja muista kolmansista osapuolista, kun tällaiset tiedot eivät ole julkisesti saatavilla.
Luottamukselliset tiedot kuuluvat arvokkaimpiin resursseihimme. Ne ovat olennaisia menestyksellemme. Velvollisuutesi on pitää ne turvassa, suojattuina ja yksityisinä.
Suojellaksemme luottamuksellisia tietojamme emme saa koskaan
- jakaa tietoja minkään kolmannen osapuolen kanssa, jonka ei tarvitse tietää tietoja suorittaakseen niille annetut työt
- jakaa tietoja minkään henkilön tai organisaation kanssa, jolla ei ole voimassa olevaa salassapitosopimusta, paitsi jos johto sen nimenomaan valtuuttaa; tämä kattaa myös ystävät, perheenjäsenet ja muut tuttavat
- paljastaa tietoja missään julkisessa keskusteluryhmässä, sosiaalisen median sivustolla tai kenellekään lehdistön edustajalle – tämä kattaa tietojen vahvistamisen ja kieltämisen – tai antaa edes vinkkejä tiettyjen tietojen oikeellisuudesta
- keskustella luottamuksellisista tiedoista julkisissa tiloissa, kuten lentokentällä, ravintolassa tai hississä
Teknologiamme ja innovaatiomme ovat menestyksemme ominaispiirteitä. Sinun velvollisuutesi on suojella kauppasalaisuuksiamme ja yksinoikeudellisia tietojamme työskennellessäsi Equinixissä ja myös sen jälkeen, kun työsuhteesi on päättynyt.
Arkistot ja kirjanpito. Arkistomme ovat yrityksemme muisti. Nämä arkistot sisältävät todisteet toimenpiteistä ja päätöksistä. Ne sisältävät tietoja ja dataa, jotka ovat olennaisia liiketoimintamme menestykselle ja jatkumiselle ja auttavat meitä täyttämään laki- ja säädösvelvoitteemme. Arkistot koostuvat kaikenlaisista tiedoista, joita laadimme ja saamme, ja sisältävät tietoja yrityksestämme ja liiketoiminnastamme. Esimerkkejä yrityksen arkistoista ovat mm. paperiasiakirjat, sähköpostit ja sähköiset tiedostot, joita säilytetään levyllä, kasetilla tai muulla välineellä.
Velvollisuutemme on olla rehellinen ja täsmällinen täyttäessämme ja tallentaessamme kaikenlaisia Equinixin asiakirjoja, kuten kirjanpito, kellokortit, kustannusraportit, turvallisuustiedot, liiketoimintatiedot jne. Jos havaitset taloudellisiin tietoihimme liittyvää väärinkäytöstä tai epäilet sellaista, ilmoita siitä esimiehellesi ja ota yhteyttä Compliance Officeen.
Kaikki arkistot ovat Equinixin omaisuutta, ja niitä tulee hallinnoida kansainvälisten asiakirjojen säilytysohjeiden mukaisesti, jotta voimme taata, että noudatamme kaikki samoja hyväksyttyjä yrityksen tietojen säilytys-, arkistointi- ja tuhoamisprosesseja. Aika ajoin lakitiimi saattaa pyytää työntekijöitä säilyttämään tietyt asiakirjat tietyissä laillisissa tarkoituksissa. On tärkeää noudattaa näitä ohjeita tarkkaan laillisten seuraamusten välttämiseksi.
LUKEMISTA:
EQUINIXIN KANSAINVÄLISET ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSOHJEET
Fyysiset ja sähköiset resurssit. Equinixin työntekijöinä käyttöömme on uskottu erilaisia fyysisiä resursseja aina toimistotarvikkeista tietokoneisiin, ja velvollisuutemme on suojella niitä kaikkia. Tähän kuuluu asianmukaiset varotoimet varkauden, huolimattomuuden ja tarpeettoman hävikin estämiseksi. Se tarkoittaa myös, että Equinixin tarvikkeita ja laitteita saa käyttää vain perusteltuihin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin.
SUOSITELTUA LUETTAVAA:
EQUINIXIN KANSAINVÄLISET TIETOTURVAKÄYTÄNNÖT
Equinix tarjoaa meille lisäksi tietoja ja teknisiä resursseja, jotka auttavat meitä hoitamaan työmme tehokkaasti. Nämä sähköiset resurssit kattavat sähköpostit, verkot, Internet-yhteyden, sisäisen intranetin, matkapuhelimet, muut langattomat tiedonsiirtolaitteet, puhelimet ja vastaajat. Nämä ovat yrityksen työkaluja, ja niitä saa käyttää vain tavalla, joka hyödyttää Equinixia ja kaikkia täällä työskenteleviä. Kaikki, mikä lähetetään, vastaanotetaan, ladataan tai tallennetaan käyttämällä yrityksen resursseja, on Equinixin omaisuutta. Toisin sanoen Equinix voi tarkistaa tietosi ja Equinixin laitteet milloin vain soveltuvien tietosuojalakien puitteissa.
YRITYKSEMME PUOLESTA PUHUMINEN
Täysien, yhdenmukaisten ja täsmällisten tietojen antaminen julkisuuteen on olennaista maineemme säilyttämiselle. Se on myös säädös- ja lakivaatimus. Älä puhu yrityksen puolesta, ellei sinua ole valtuutettu tekemään niin. Ohjaa muussa tapauksessa tietoja pyytävä henkilö Equinixin Corporate Communications -tiimin puheille.
Pidä mielessä:
Ole aina ammattimainen ja kohtelias kaikissa sähköposteissasi, pikaviesteissäsi ja muissa sähköisissä kommunikaatioissasi.
Harjoita sosiaalisen median vastuuta. Equinix on omaksunut sosiaalisen median tehokkaana yhteistyön työkaluna, ja kunnioitamme oikeuttasi käyttää verkkotyökaluja omalla ajallasi ja omalla tietokoneellasi. Mutta jos sosiaalinen media vaikuttaa työsuoritukseesi tai Equinixin liiketoiminnallisiin intresseihin – joko liiketoiminnan tai henkilökohtaisissa puitteissa – on noudatettava yrityksen käytäntöä. Meidän on aina käytettävä verkkotyökaluja yrityksen käytäntöjen mukaisesti ja pidettävä mielessä velvollisuutemme suojella omia luottamuksellisia tietojamme samoin kuin niiden yritysten luottamuksellisia tietoja, joiden kanssa harjoitamme liiketoimintaa. Meidän on myös kunnioitettava ja noudatettava tiukasti kaikkia tekijänoikeus-, tavaramerkki-, reilun käytön, tietosuoja-, taloudellisten ilmoitusten ja kaikkia muita lakeja.